Eltern können sich mit Kita-Online von zu Hause aus über PC, Tablet oder Smartphone über die verschiedenen Kindertageseinrichtungen und ihre Betreuungsangebote in ihrer Kommune informieren. Da die Onlinebedarfsmeldung jedoch nicht das persönliche Gespräch in der Kindertageseinrichtung ersetzen kann, empfiehlt das Kreisjugendamt, sich auch einen persönlichen Eindruck von den ausgewählten Kindertageseinrichtungen zu machen. Haben die Eltern sich für eine oder mehrere Kindertageseinrichtungen entschieden, können sie von zu Hause aus in aller Ruhe über das Online-Verfahren den Betreuungsbedarf für ihr Kind anmelden und dabei bis zu drei Wunschkindertageseinrichtungen und die gewünschten Betreuungsangebote (wie etwa Stundenumfang und Aufnahmezeitpunkt) im System auswählen. Schritt für Schritt werden die Eltern dabei durch das Programm geführt. Für Eltern ohne Internetzugang besteht nach wie vor die Möglichkeit, die Bedarfsmeldung in einer Kindertageseinrichtung vornehmen zu lassen. Die Leitungen der Kindertageseinrichtungen helfen gerne weiter.

Das Kreisjugendamt benötigt die Wünsche der Eltern für die Kindergartenbedarfsplanung, aber die Kindertageseinrichtungen entscheiden allein, welche Kinder sie aufnehmen werden. Die Kindertageseinrichtungen berücksichtigen nur diejenigen Voranmeldungen für ihre Platzvergaben, die im Kita-Online-Verfahren erfasst sind, nachdem sich die Eltern in der Kindertageseinrichtung vorgestellt haben.

Zum Kreisjugendamt gehören die Kommunen Alpen, Hamminkeln, Hünxe, Neukirchen-Vluyn, Schermbeck, Sonsbeck und Xanten. Eltern, die ihr Kind in der neuen Kindertageseinrichtung in Vluyn an der Sittermannstraße anmelden möchten, können dies bereits jetzt schon tun, obwohl die Trägerauswahl für diese Tagesstätte noch nicht abgeschlossen ist.