Viersen Die Stadt möchte in Zukunft Papier sparen
Viersen · Der Weg zu papierlosen Ausschuss- und Ratssitzungen wird weiter beschritten. Die Stadt kauft eine Software, um Unterlagen oder Niederschriften einfacher digital zur Verfügung zu stellen.
Schon im Jahr 2012 stimmte der Haupt- und Finanzausschuss der Anschaffung des Ratsinformationssystems "Session" zu. Damit stehen den Bürgern die öffentlichen Sitzungsunterlagen und die Niederschriften der Sitzungen der Ausschüsse und des Rates über die Internetseite der Stadt Viersen zur Verfügung. Wer autorisiert ist, kann zudem auch auf nichtöffentliche Unterlagen zugreifen.
Obwohl der digitale Zugriff möglich ist, erhalten alle Ausschuss- und Ratsmitglieder sowie die Fraktionsgeschäftsstellen alle Sitzungsunterlagen in Papierform. Doch das soll sich nun ändern. Mit dem aktuellen Beschluss des Haupt- und Finanzausschusses sind die Weichen für die Anschaffung der Software namens "Mandatos" gestellt.
Das Modul bietet den Vorteil, dass sämtliche Sitzungsprotokolle auf dem Hauptrechner automatisch mit den Dateien eines Arbeitsplatzrechners, Laptops, iPads oder Android-Tablets synchronisiert werden: Das manuelle Herunterladen entfällt. Alle abgerufenen Daten und Dokumente werden zentral in einem gesicherten, geschützten und verschlüsselten Verzeichnis abgelegt. Ohne Internetverbindung kann offline gearbeitet werden. Die Dokumente können zudem mit elektronischen Kommentaren und Notizen versehen werden. Es besteht auch die Möglichkeit, wichtige Passagen zu markieren.
Es steht kein Muss hinter dem Angebot. Alle Ausschuss- und Ratsmitglieder können nach wie vor auf die Papierform zurückgreifen, wenn sie dies wünschen. "Wir möchten keinen digitalen Sitzungsdienst verordnen, wie die dies andere Städte und Gemeinden gemacht haben", betont Stadt-Pressesprecher Frank Schliffke. Wer sich für die digitale Variante entscheidet, erhält von der Verwaltung eine Nutzungsvereinbarung. Dieser folgt das entsprechende Merkblatt samt Installationsanleitungen und Handbüchern des Softwareherstellers zur Nutzung der Anwendungen, kurz Apps. Die können kostenfrei heruntergeladen werden. Wer das auf einen Laptop mit Windows-Betriebssystem installieren möchte, der bekommt eine entsprechende Installations-Datei als Download zur Verfügung gestellt. Die Ratsmitglieder, die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen, erhalten zur Anschaffung und zur Nutzung eines eigenen Endgerätes einen einmalige Zuschuss von 200 Euro. Bei 56 Ratmitgliedern ergibt sich so eine Summe von einmalig 11.200 Euro. Die Kosten für die Anschaffung der Zusatzsoftware liegen bei 14.056 Euro. Dazu kommen pro Jahr Kosten für Updates in Höhe von 3412 Euro.
Aktuell liegen die Papier- und Druckkosten dagegen pro Jahr bei 10.034 Euro. Dazu kommen die Personalkosten für die Vorbereitung des Versandes sowie der Versand durch den Botendienst selbst: insgesamt eine Summe von 3230 Euro. Hochgerechnet auf einem Fünfjahreszeitraum fallen pro Ratmitglied bei der Papiervariante jährlich 236 Euro und bei der digitalen Variante 111 Euro an. Das ist eine deutliche Ersparnis. Die Frage ist, ob alle Ratsmitglieder den papierlosen Sitzungsdienst nutzen werden.
