Zuvor nehmen Mitarbeiter der Verwaltung vor Ort die Daten der Neuankömmlinge auf, und medizinisches Personal sorgt für einen ersten gesundheitlichen Check. Beides fand bisher im Theater und Konzerthaus statt. Dort konnten die Flüchtlinge allerdings nicht übernachten, was immer wieder zu nächtlichen Einsätzen der Mitarbeiter und zu unnötiger Belastung der Flüchtlinge geführt hatte. Wie häufig Flüchtlinge in der Beethovenstraße eine Nacht verbringen, hängt von der Zahl und Uhrzeit der Zuweisungen ab.

In der umliegenden Nachbarschaft des alten Discountermarktes werden in den nächsten Tagen Handzettel mit entsprechenden Informationen und Ansprechpartnern verteilt.

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